Une Mission d’Expertise
L’efficacité de l’entreprise dans sa gestion au quotidien passe par le traitement de toutes ses données numériques et informatisées. La qualité de leur production, de leur mise à jour mais aussi la pertinence de leur génération et de leur construction nécessite un regard déterminant (voir l’article Expertise bureautique)
Le process ci-dessous en illustre une session d’expertise :
Déroulé d’une mission
Pour l’expertise bureautique et des datas,
Deux périmètres de travail sont possibles :
- Un audit accompagné au niveau individuel:
Dans cette approche, le travail d’expertise permettra d’analyser le travail de chaque collaborateur pour y déceler les facteurs d’amélioration en termes d’efficacité, de temps de production mais aussi d’intérêt et d’implication dans un process plus global.
Il s’agira de mettre en parallèle les éléments à produire, les méthodes de travail utilisées, les connaissances des utilisateurs et les contraintes de l’entreprise en termes de délais et de données partagées.
Un rapport dessinera les améliorations possibles dans le schéma de travail mais aussi éventuellement de préconiser des process de formation correspondants : une ligne vers plus d’efficacité dans un contexte plus sur et plus valorisant pour les opérateurs.
- Une cartographie du modèle de données de l’entreprise :
L’audit d’organisation bureautique construira des préconisations à partir des éléments étudiés sur site :
Un nomadisme auprès de tous les acteurs de la construction des datas de l’entreprise permettra de construire la carte des « disponibles ». Au-delà de leurs caractéristiques propres, le recueil reprendra la part de chaque intervenant dans la construction, la pertinence et la transformation de chaque donnée. L’étude des flux clarifiera le circuit de ces informations dans l’entreprise, les antécédents et des dépendants : le « qui fait quoi » + « pour qui » + « quand » + « pourquoi »
Une synthèse de ces datas d’entreprise dessinera clairement les finalités de chacuns et donc l’étude de leur pertinence au regard d’une volonté de gestion et de pilotage. Un travail conjoint d’affinage et de validation est alors nécessaire et permet à tous les acteurs finaux de mesurer les enjeux et les possibles.
Ce travail essentiel permet très souvent de réduire le volume des informations construites manuellement et de recentrer les indicateurs sur des valeurs porteuses d’efficacité. Il est essentiel pour dessiner un modèle de données cohérent, solide, partagé et porteur d’une volonté commune.
Méthode de travail
Notre méthode de travail s’organise autour de trois étapes consécutives :
Immersion
Que ce soit au niveau individuel ou au niveau collectif, il est important de pouvoir comprendre et mesurer les contraintes et règles de construction des données. Remonter à la source permet bien souvent de trouver voie à automatisation ou du moins à simplification et automatisme. L’étude des procédures de génération permet d’accompagner les salariés dans une démarche d’amélioration (optimisation des process, formation …).
La traçabilité des données au travers des cycles de génération par le suivi des acteurs de celle-ci est aussi essentielle. Le travail d’immersion prend ici toute sa valeur.
Analyse des modèles de données
La collecte de toutes les données de l’entreprise se concrétise par le dessin d’une cartographie reprenant les propriétés de chacune (origine, acteur, pertinence, durée de vie, fréquence, validité) et les acteurs de leur génération au travers d’un flux.
Cette analyse précise doit permettre d’épurer le volume des données pertinentes qui servirons d’arguments pour des tableaux de pilotage ou de gestion. L’élimination de certains redessinera donc de facto le périmètre de travail de certains salariés, une démarche riche de sens pour une meilleure efficacité.
Synthèse
Enfin l’expertise ouvrira la voie à un travail collaboratif sur les outils de surveillance, de gestion et de pilotage les plus efficaces pour le service ou l’entreprise. Le choix des indicateurs pertinents, le dessin de flux à surveiller, l’élaboration des tableaux de partage des informations marquera l’aboutissement d’une expertise partagée.
Le plus souvent, cette dernière démarche s’accompagne de changements dans les process individuels et donc s’accompagne d’un soutien au changement, facilité par une implication des personnels concernés dans tout le process de travail.
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